De IOS-procedure: onbetwiste schulden snel invorderen zonder rechtbank

Elke onderneming wordt vroeg of laat geconfronteerd met klanten die hun facturen niet tijdig betalen.

Vaak gaat het om nalatigheid of tijdelijke financiële moeilijkheden, maar soms blijft betaling gewoonweg uit.

Wanneer de schuld niet wordt betwist, is het niet altijd zinvol om onmiddellijk een gerechtelijke procedure op te starten.

Om dat te vermijden, voorziet de Belgische wetgeving sinds 2016 in een efficiënte buitengerechtelijke oplossing: de IOS-procedure, wat staat voor Invordering van Onbetwiste Schulden.

Wat is de IOS-procedure?

De IOS-procedure is een buitengerechtelijke invorderingsprocedure die toelaat om een onbetwiste schuld op een snelle, transparante en rechtszekere manier in te vorderen.

De procedure verloopt volledig onder toezicht van een gerechtsdeurwaarder, die in naam en voor rekening van de schuldeiser handelt.

Wanneer de schuldenaar binnen de wettelijke termijn geen betaling verricht en ook niet reageert op de aanmaning, kan de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal van niet-betwisting opstellen. Dit document heeft dezelfde rechtskracht als een vonnis en vormt een uitvoerbare titel waarmee de schuld onmiddellijk kan worden ingevorderd.

Met andere woorden: wie een duidelijke, onbetwiste en opeisbare schuld te innen heeft bij een andere onderneming, kan via deze procedure betaling afdwingen zonder naar de rechtbank te stappen.

Waarom werd deze procedure ingevoerd?

De IOS-procedure werd ingevoerd om het gerechtelijk apparaat te ontlasten en ondernemingen sneller toegang te geven tot betaling in dossiers waar geen betwisting bestaat.

Voorheen moest elke invordering, ook bij een onbetwiste schuld, via de rechtbank verlopen.

Dat bracht niet alleen hoge kosten met zich mee, maar ook aanzienlijke vertragingen.

Dankzij de IOS-procedure kunnen ondernemingen vandaag in enkele weken tijd een uitvoerbare titel bekomen, zonder tussenkomst van een rechter en zonder de zware administratieve en financiële lasten van een gerechtelijke procedure.

Voor wie is de IOS-procedure bedoeld?

De IOS-procedure is uitsluitend bestemd voor ondernemingen.

Zowel de schuldeiser als de schuldenaar moeten over een ondernemingsnummer beschikken en ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (of in een gelijkwaardig ondernemingsregister binnen de Europese Unie).

De procedure is mogelijk voor elke schuld die:

• een geldsom tot voorwerp heeft;
• vaststaat en opeisbaar is op de dag van de aanmaning;
• schriftelijk bewezen is; en
• niet wordt betwist door de schuldenaar.

Het bedrag van de schuld speelt geen rol: de IOS-procedure kan zowel voor kleine als grote vorderingen worden toegepast.

Wanneer is de IOS-procedure uitgesloten?

De wet voorziet een aantal situaties waarin de IOS-procedure niet kan worden toegepast.

Zo is de procedure uitgesloten voor:

• publieke overheden;
• ondernemingen die niet zijn ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen of een erkend Europees register;
• handelingen die niet in het kader van de onderneming zijn verricht;
• ondernemingen in faillissement, gerechtelijke reorganisatie of collectieve schuldenregeling;
• niet-contractuele verbintenissen, behalve wanneer er een schriftelijke overeenkomst of schuldbekentenis bestaat, of wanneer de schuld betrekking heeft op gemeenschappelijke eigendom van goederen.

Deze uitsluitingen moeten worden gerespecteerd om misbruik van de procedure te vermijden en de rechtsbescherming van de schuldenaar te waarborgen.

Hoe verloopt de IOS-procedure in de praktijk?

De IOS-procedure verloopt volgens een vastgelegde wettelijke structuur, waarbij elke stap zorgvuldig wordt opgevolgd door een gerechtsdeurwaarder.

Hieronder leest u hoe de procedure stap voor stap in de praktijk wordt uitgevoerd.

 1.  Opstart van de procedure

De procedure start bij een gerechtsdeurwaarder, die optreedt in naam van de schuldeiser.

De schuldeiser bezorgt hem het volledige dossier, waaronder de facturen, bestelbonnen, overeenkomsten en eventuele correspondentie.

De gerechtsdeurwaarder controleert vervolgens of de wettelijke voorwaarden zijn vervuld alvorens de procedure op te starten.

 2.  De aanmaning tot betaling

De eerste formele stap is de aanmaning tot betaling.

Deze aanmaning moet verplicht de volgende elementen bevatten:

• een duidelijke omschrijving van de schuld en haar oorsprong;
• een volledige en transparante afrekening van het gevorderde bedrag, inclusief kosten, interesten en eventuele schadebedingen;
• een betalingstermijn van één maand;
• de mogelijkheden van de schuldenaar om te betalen, betalingsfaciliteiten te vragen of de schuld te betwisten;
• en de inschrijvingsgegevens van beide partijen in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Aan de aanmaning moeten bovendien de bewijsstukken van de schuld en een antwoordformulier worden toegevoegd.

De aanmaning wordt door de gerechtsdeurwaarder betekend of aangetekend verzonden, en vormt het officiële begin van de procedure.

 3.  De reactie van de schuldenaar

Na ontvangst van de aanmaning beschikt de schuldenaar over een termijn van één maand om te reageren.

Hij kan binnen die termijn:

• de schuld volledig betalen;
• betalingsfaciliteiten aanvragen; of
• de schuld schriftelijk betwisten via het antwoordformulier.

Wanneer de schuldenaar betaalt of de schuld betwist, wordt de procedure onmiddellijk beëindigd.

Indien betalingsfaciliteiten worden overeengekomen, wordt de invordering tijdelijk opgeschort.

Alleen wanneer er geen enkele reactie volgt, gaat de deurwaarder over naar de volgende fase.

 4.  Het proces-verbaal van niet-betwisting

Wanneer de termijn is verstreken, en ten vroegste acht dagen later, kan de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal van niet-betwisting opstellen.

In dit document wordt vastgesteld dat de schuldenaar niet heeft betaald, geen betalingsregeling heeft gevraagd en de schuld niet heeft betwist.

Het proces-verbaal bevat tevens de gegevens van de aanmaning en een geactualiseerde afrekening van de schuld, interesten en kosten.

Het proces-verbaal wordt vervolgens uitvoerbaar verklaard door een magistraat van het Beheers- en toezichtscomité bij het centraal bestand van berichten van beslag.

Eens uitvoerbaar verklaard, heeft het proces-verbaal dezelfde kracht als een vonnis, waardoor de gerechtsdeurwaarder onmiddellijk tot beslag of inning kan overgaan.

De uitvoering kan enkel worden geschorst door een vordering bij verzoekschrift op tegenspraak,

die binnen één maand na betekening van het proces-verbaal moet worden ingediend.

Het Centraal Register voor IOS-procedures

Om de correcte toepassing van de procedure te waarborgen, werd bij de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders een Centraal Register voor de Invordering van Onbetwiste Geldschulden opgericht.

Dit register bevat alle gegevens over lopende IOS-procedures, waaronder aanmaningen, betekeningen, betalingsfaciliteiten en processen-verbaal van niet-betwisting.

De gerechtsdeurwaarder is verplicht om elke handeling binnen drie werkdagen in het register te registreren.

De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders is verantwoordelijk voor het beheer van dit register en geldt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Alle gegevens worden tien jaar bewaard en mogen enkel worden geraadpleegd door bevoegde gerechtsdeurwaarders.

Iedere persoon die toegang heeft tot deze informatie is onderworpen aan het beroepsgeheim overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.

De voordelen van de IOS-procedure

De IOS-procedure biedt ondernemingen een snelle, efficiënte en juridisch veilige manier om onbetwiste schulden te innen.

De belangrijkste voordelen zijn:

• een snelle doorlooptijd, vaak binnen zes tot acht weken;
• lagere kosten dan bij een gerechtelijke procedure;
• geen rechterlijke tussenkomst, waardoor de procedure eenvoudiger blijft;
• een proces-verbaal met de waarde van een vonnis, dat onmiddellijk uitvoerbaar is;
• en een volledig digitale opvolging via het IOS-platform van de Federatie van Gerechtsdeurwaarders.