Gratis betalingsherinnering bij consumenten (B2C) in België
-big.png)
Sinds 1 september 2023 bent u als onderneming verplicht om consumenten eerst een gratis betalingsherinnering te sturen vóór u kosten of interesten mag aanrekenen.
Deze verplichting komt uit de Wet van 4 mei 2023, die tot doel heeft consumenten te beschermen tegen buitensporige aanmaningskosten en om meer uniformiteit te brengen in betalingsprocedures.
In dit artikel leest u wat deze wet concreet inhoudt, voor wie ze geldt en hoe u ze correct toepast.
Waarom is deze wet ingevoerd?
Tot voor kort konden ondernemingen vrij bepalen hoe zij laattijdige betalingen opvolgden.
Waar de ene onderneming onmiddellijk een aanmaning met bijkomende kosten verstuurde, wachtte een andere wekenlang voordat actie werd ondernomen.
Om misbruik te voorkomen en consumenten beter te beschermen tegen buitensporige invorderingskosten, heeft de wetgever deze praktijk nu duidelijk gereglementeerd.
De Wet van 4 mei 2023, die in werking trad op 1 september 2023 en een overgangsperiode tot 1 december 2023 voorzag, legt bindende regels vast voor betalingsherinneringen, interesten en schadevergoedingen in B2C-relaties (business-to-consumer).
Wat is een gratis betalingsherinnering?
De eerste herinnering die u naar een consument stuurt wanneer een factuur niet tijdig betaald is, moet volledig gratis zijn.
Dat betekent dat u:
- geen administratiekosten of herinneringskosten mag aanrekenen;
- geen nalatigheidsinteresten mag toepassen vóór deze herinnering;
- en duidelijk moet vermelden wat er nog openstaat, wat de oorspronkelijke vervaldatum was, en binnen welke termijn de consument nog kan betalen.
Pas na deze gratis herinnering mag u eventuele kosten of interesten aanrekenen, binnen de wettelijk toegestane grenzen.
Voor wie geldt de verplichting?
De regeling geldt enkel voor B2C-situaties. Dat betekent dat:
- de schuldenaar een consument is (een natuurlijk persoon die handelt voor privédoeleinden);
- en de schuldeiser een onderneming is (zoals een zelfstandige, BV, handelaar of VZW met commerciële activiteit).
De regels gelden niet voor transacties tussen ondernemingen (B2B) of met de overheid.
Wat moet een correcte betalingsherinnering bevatten?
Om geldig te zijn, moet de gratis betalingsherinnering aan enkele wettelijke voorwaarden voldoen.
Uw herinnering moet minstens vermelden:
- Het verschuldigde bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum.
- Een betalingstermijn van minstens 14 kalenderdagen.
- Een duidelijke waarschuwing dat er bij niet-betaling interesten en schadevergoeding kunnen volgen.
- Uw contactgegevens voor vragen of betwistingen.
De termijn van 14 dagen begint te lopen:
- de dag na verzending (bij e-mail), of
- de derde werkdag na verzending (bij brief).
Wat betekent dit concreet voor uw onderneming?
De nieuwe wet heeft praktische gevolgen voor uw facturatie en interne procedures.
U dient onder meer:
- uw algemene voorwaarden te actualiseren;
- uw facturatie- of boekhoudsoftware aan te passen zodat de eerste herinnering automatisch gratis is;
- te zorgen voor een duidelijk bewijs van verzending van de herinnering (e-mail of brief);
- en uw medewerkers te informeren over de correcte toepassing van de wet.
Niet-naleving kan ertoe leiden dat u geen bijkomende kosten mag eisen, en in ernstige gevallen zelfs administratieve sancties riskeert.
De informatie via evocaat.be verstrekt is geen juridisch advies over specifieke juridische problemen. Evocaat.be is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor enige schade die veroorzaakt wordt door gebruik van deze informatie. Voor persoonlijk juridisch advies dient u een advocaat te contacteren.