Btw-nummer controleren in de EU - zo checkt u buitenlandse ondernemingen via VIES

Handel drijven over de grens biedt veel kansen, maar brengt ook risico’s met zich mee.

Voor u een deal sluit of een factuur opmaakt, is het cruciaal om te controleren of de buitenlandse onderneming een geldig btw-nummer heeft.

Een geldig btw-nummer is niet alleen een bewijs dat de onderneming officieel geregistreerd is, maar ook dat ze gerechtigd is om intracommunautaire transacties uit te voeren.

Dit beschermt u tegen fraude en voorkomt dat u later btw of boetes moet betalen.

Waarom een btw-nummer controleren?

Een btw-nummer is een uniek identificatienummer dat iedere btw-plichtige onderneming in de EU krijgt. Door dit nummer te controleren:

• voorkomt u dat u zaken doet met een niet-bestaande onderneming;
• bent u zeker dat u correct een btw-verlegging kunt toepassen bij intracommunautaire leveringen of diensten;
• vermijdt u problemen bij een fiscale controle (u kunt aantonen dat u uw plicht tot verificatie hebt nageleefd);
• beschermt u zich tegen fraude zoals carrouselfraude (btw-fraude waarbij fictieve transacties worden opgezet).

Wist u dat? Als blijkt dat u goederen zonder btw hebt geleverd aan een onderneming zonder geldig btw-nummer, kan de Belgische fiscus u verplichten om de btw alsnog te betalen, vaak inclusief interesten en boetes.

VIES: het officiële Europese controlesysteem

De Europese Commissie biedt een gratis online tool aan: VIES - VAT Information Exchange System.

Dit systeem koppelt de btw-databanken van bijna alle EU-lidstaten en geeft in real time informatie over btw-nummers.

Met VIES kunt u nagaan:

• of het nummer bestaat en geldig is;
• of het geschikt is voor intracommunautaire handel;
• welke naam en adres gekoppeld zijn aan het nummer.

Stap-voor-stap: zo controleert u een btw-nummer via VIES

  1. Ga naar VIES on the Web

  2. Kies het land van de onderneming.

  3. Voer het btw-nummer in zonder spaties of extra tekens.

  4. Klik op Verzenden.

Bekijk het resultaat:

• Geldig: de onderneming is correct geregistreerd voor intracommunautaire transacties.
• Ongeldig: neem contact op met uw handelspartner of de belastingdienst.

Tip! Print of maak een screenshot van het bevestigingsscherm en bewaar dit bij uw administratie. Dit kan dienen als bewijs bij een fiscale controle.

Wat als VIES geen resultaat geeft?

Geen resultaat betekent niet altijd dat het nummer ongeldig is. Mogelijke oorzaken zijn:

• een tijdelijke storing in de nationale databank;
• een btw-nummer dat niet is geactiveerd voor intracommunautaire transacties;
• een typefout in het ingegeven nummer.

Oplossing: controleer het nummer nogmaals, neem contact op met uw handelspartner of contacteer de btw-infolijn van de FOD Financiën.

Andere nuttige controles

Een geldig btw-nummer zegt niet alles over de betrouwbaarheid van een onderneming. Combineer de VIES-controle met andere checks:

• Controleer de onderneming in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) of het buitenlandse handelsregister.
• Bekijk of de onderneming jaarrekeningen publiceert (voor zover verplicht).
• Zoek online naar recensies of referenties.
• Gebruik kredietrapporten om de financiële gezondheid te beoordelen.