De zorgvolmacht: hoe stelt u een zorgvolmacht op?

Een zorgvolmacht is een belangrijk document waarmee u vooraf bepaalt wie uw belangen mag behartigen wanneer u dat later zelf niet meer kunt.

Omdat een zorgvolmacht later verregaande gevolgen kan hebben, is het belangrijk dat ze duidelijk, volledig en zorgvuldig wordt opgesteld.

Wat is een zorgvolmacht?

Een zorgvolmacht is een vorm van lastgeving in het kader van een buitengerechtelijke beschermingsmaatregel door middel van een juridisch document waarin iemand, zolang hij of zij nog wilsbekwaam is, vooraf vastlegt wie zijn of haar belangen mag behartigen wanneer dat later nodig wordt.

De persoon die de volmacht geeft, wordt de lastgever genoemd. De persoon die de bevoegdheid krijgt om op te treden, is de lasthebber of gevolmachtigde.

Met een zorgvolmacht kan de lastgever bepalen wie beslissingen mag nemen over bijvoorbeeld:

• bankrekeningen;
• betalingen en facturen;
• inkomsten en uitgaven;
• roerende goederen;
• onroerende goederen;
• administratie;
• andere vermogenshandelingen.

Een zorgvolmacht is dus een manier om vooraf zekerheid te creëren. De lastgever kiest zelf wie hij of zij vertrouwt om later bepaalde zaken te beheren.

Waarom een zorgvolmacht opstellen?

Een zorgvolmacht is vooral nuttig voor situaties waarin iemand door ziekte, ouderdom, een ongeval of andere omstandigheden niet langer zelfstandig beslissingen kan nemen.

Zonder duidelijke regeling kan het moeilijk worden om bankzaken, betalingen, administratie of vermogensbeheer verder te organiseren. In sommige gevallen moet dan een gerechtelijke beschermingsmaatregel (bv. een bewind) worden gevraagd. Met een zorgvolmacht kan de lastgever vooraf zelf bepalen wie in zijn of haar plaats mag handelen.

Een zorgvolmacht biedt onder meer:

• duidelijkheid voor de lastgever;
• rechtszekerheid voor de lasthebber;
• praktische bescherming bij latere wilsonbekwaamheid;
• een regeling op maat van de persoonlijke situatie;
• minder risico op discussie tussen familieleden of betrokkenen.

De zorgvolmacht is daarom een belangrijk instrument voor wie tijdig wil nadenken over de bescherming van zijn vermogen en belangen.

Hoe stelt u een zorgvolmacht op?

Een zorgvolmacht moet zorgvuldig worden opgesteld. De tekst moet duidelijk aangeven wie welke bevoegdheden krijgt en wanneer die bevoegdheden mogen worden gebruikt.

Er zijn twee mogelijkheden: de zorgvolmacht laten opstellen via een notaris of zelf een schriftelijke zorgvolmacht opmaken. Hoewel een notaris niet altijd verplicht is, is professionele begeleiding in de praktijk vaak sterk aanbevolen.

 1.  Een notaris raadplegen

Het is niet in alle gevallen verplicht om een notaris in te schakelen, maar het is wel verstandig. Een zorgvolmacht kan immers verregaande gevolgen hebben. Een onduidelijke tekst kan later tot interpretatieproblemen leiden.

Een notaris kan onder meer:

• uw persoonlijke wensen bespreken;
• nagaan welke bevoegdheden u precies wilt geven;
• de zorgvolmacht juridisch correct formuleren;
• controleren of de zorgvolmacht voldoende duidelijk is;
• de zorgvolmacht opnemen in een authentieke akte;
• zorgen voor de registratie in het Centraal Register voor Lastgevingen.

Vooral wanneer de zorgvolmacht betrekking heeft op belangrijke vermogenshandelingen, vastgoed, schenkingen of complexe familiale situaties, is een notariële zorgvolmacht aangewezen.

 2.  Zelf een zorgvolmacht opstellen

Het is ook mogelijk om zelf een zorgvolmacht op te stellen, een onderhandse zorgvolmacht. In dat geval is het belangrijk dat de tekst voldoende volledig en duidelijk is.

Een zelf opgestelde zorgvolmacht mag geen vage of tegenstrijdige bepalingen bevatten. De lasthebber moet precies weten wat hij of zij mag doen. Ook banken, instellingen of andere derden moeten uit de zorgvolmacht kunnen afleiden welke bevoegdheden werden gegeven.

Wie zelf een zorgvolmacht opstelt, moet er dus op letten dat alle noodzakelijke gegevens en bepalingen in het document staan.

Voorwaarden voor een geldige zorgvolmacht

Een zorgvolmacht moet aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden zijn essentieel om te vermijden dat de zorgvolmacht later wordt betwist of niet correct kan worden gebruikt.

 1.  Schriftelijke vorm

Een zorgvolmacht moet schriftelijk worden vastgelegd. Mondelinge afspraken zijn onvoldoende.

Het document moet duidelijk vermelden dat de lastgever een volmacht geeft aan één of meerdere lasthebbers. De zorgvolmacht moet ook worden gedateerd en ondertekend.

In de praktijk is het belangrijk dat zowel de lastgever als de lasthebber de inhoud goed begrijpen en aanvaarden.

 2.  Handelingsbekwaamheid en wilsbekwaamheid

De lastgever moet op het moment van het opstellen van de zorgvolmacht wilsbekwaam zijn. Dat betekent dat hij of zij begrijpt wat de zorgvolmacht inhoudt en welke gevolgen eraan verbonden zijn.

Ook de lasthebber moet in staat zijn om zijn of haar opdracht op een correcte manier uit te oefenen.

Een zorgvolmacht kan dus niet geldig worden opgesteld op een moment waarop de lastgever niet meer begrijpt wat hij of zij ondertekent. Daarom is het belangrijk om hiermee niet te wachten tot er al ernstige problemen zijn.

 3.  Duidelijke aanduiding van de partijen

Een zorgvolmacht moet duidelijk vermelden wie de lastgever is en wie als lasthebber wordt aangeduid.

Daarbij worden best minstens de volgende gegevens opgenomen:

• naam;
• adres;
• geboortedatum;
• eventueel rijksregisternummer;
• hoedanigheid van de betrokken personen.

Wanneer meerdere lasthebbers worden aangeduid, moet ook duidelijk worden bepaald of zij samen moeten optreden of elk afzonderlijk mogen handelen.

 4.  Duidelijke omschrijving van de bevoegdheden

Een belangrijk onderdeel van de zorgvolmacht is de omschrijving van de bevoegdheden. De tekst moet duidelijk bepalen welke handelingen de lasthebber mag stellen.

Dat kan gaan om daden van beheer, zoals:

• betalingen uitvoeren;
• bankrekeningen beheren;
• inkomsten ontvangen;
• facturen opvolgen;
• administratie regelen;
• contracten beheren.

Daarnaast kan de zorgvolmacht ook betrekking hebben op meer ingrijpende handelingen, zoals daden van beschikking. Denk bijvoorbeeld aan het verkopen van goederen, het beheren van vastgoed of andere belangrijke vermogensbeslissingen.

Hoe ruimer de bevoegdheden zijn, hoe belangrijker het is dat de zorgvolmacht nauwkeurig wordt opgesteld.

 5.  De inwerkingtreding van de zorgvolmacht

Een zorgvolmacht moet ook bepalen wanneer ze in werking treedt.

Dat kan bijvoorbeeld:

• onmiddellijk na de ondertekening;
• pas wanneer de lastgever wilsonbekwaam wordt;
• vanaf een bepaald moment of onder bepaalde voorwaarden.

Deze keuze is belangrijk. Sommige mensen willen dat de lasthebber meteen praktische hulp kan bieden bij administratie of betalingen. Anderen willen dat de zorgvolmacht pas gebruikt wordt wanneer zij zelf niet meer in staat zijn om hun belangen te beheren.

Een duidelijke bepaling over de inwerkingtreding voorkomt latere discussies.

Wat moet zeker in een zorgvolmacht staan?

Hoewel elke zorgvolmacht moet worden aangepast aan de persoonlijke situatie, zijn er een aantal elementen die best altijd worden opgenomen.

Een goede zorgvolmacht vermeldt minstens:

• dat het gaat om een zorgvolmacht voor buitengerechtelijke bescherming;
• de identiteit van de lastgever;
• de identiteit van de lasthebber of lasthebbers;
• de datum van opstelling;
• het moment waarop de zorgvolmacht in werking treedt;
• de bevoegdheden van de lasthebber;
• welke daden van beheer toegelaten zijn;
• welke daden van beschikking toegelaten zijn;
• eventuele beperkingen of voorwaarden;
• eventuele controlemechanismen;
• de handtekening van de betrokken partijen.

Een zorgvolmacht moet vooral duidelijk en praktisch bruikbaar zijn. Een te algemene tekst kan later problemen veroorzaken omdat niet altijd duidelijk is wat de lasthebber precies mag doen.

Registratie in het Centraal Register voor Lastgevingen

De registratie van de zorgvolmacht is een essentieel aandachtspunt.

Een zorgvolmacht die bedoeld is om te blijven gelden wanneer de lastgever wilsonbekwaam wordt, moet worden geregistreerd in het Centraal Register voor Lastgevingen, ook wel het CRL genoemd.

Die registratie is belangrijk omdat de zorgvolmacht anders in de praktijk problemen kan opleveren op het moment dat ze echt nodig is. Banken, instellingen of andere derden moeten kunnen nagaan dat er een geldige zorgvolmacht bestaat.

De registratie kan gebeuren:

• via de notaris, wanneer de zorgvolmacht notarieel wordt opgesteld;
• via de griffie van het vredegerecht, wanneer het gaat om een onderhandse zorgvolmacht.

Zonder correcte registratie kan de lasthebber moeilijkheden ondervinden om de zorgvolmacht uit te oefenen wanneer de lastgever wilsonbekwaam wordt.