Iemand ontslaan in België: hoe pakt u dat correct aan?

Een werknemer ontslaan is één van de meest gevoelige beslissingen die een werkgever kan nemen. Soms is het noodzakelijk om economische redenen, herstructureringen of omdat de samenwerking niet langer werkt.

In België geldt dat een werkgever een werknemer kan ontslaan, maar enkel mits naleving van strikte wettelijke regels en termijnen.

Een fout kan leiden tot hoge kosten of een veroordeling wegens kennelijk onredelijk ontslag.

Mag een werkgever een werknemer zomaar ontslaan?

In België kan een werkgever in beginsel op elk ogenblik de arbeidsovereenkomst beëindigen. Dit recht is echter niet onbeperkt.

Bij elk ontslag moet rekening worden gehouden met specifieke juridische verplichtingen:

• Schriftelijke kennisgeving: een ontslag is slechts geldig indien het officieel en schriftelijk wordt meegedeeld.
• Respecteren van de opzegtermijn: de wettelijke opzegtermijn moet steeds in acht worden genomen, tenzij een verbrekingsvergoeding wordt betaald of een afwijkende regeling wordt overeengekomen.

Let op! Er zijn uitzonderingen waarbij ontslag tijdelijk verboden of beperkt is, bijvoorbeeld tijdens zwangerschap of ziekte. Werknemers genieten in dergelijke gevallen van bijzondere ontslagbescherming.

Het ontslagproces in vijf stappen

Een werknemer ontslaan vereist een zorgvuldige aanpak. Onderstaande stappen helpen om het ontslag juridisch correct en professioneel te laten verlopen.

 Stap 1  Voorzie een geldige reden

Hoewel de wet in de meeste gevallen niet verplicht tot het motiveren van een ontslag, is het aangewezen steeds te beschikken over een objectieve grond, zoals economische noodzaak of een ernstig verstoorde vertrouwensrelatie.

Op basis van CAO nr. 109 kan een werknemer bovendien vragen naar de reden van zijn ontslag. Indien dit ontslag door de rechter als kennelijk onredelijk wordt beoordeeld, riskeert de werkgever een schadevergoeding tussen 3 en 17 weken loon.

Wanneer de gedragingen van de werknemer dermate ernstig zijn dat de samenwerking onmogelijk wordt, kan ontslag wegens dringende reden volgen. 

 Stap 2  Bepaal de correcte opzegtermijn

Na ontslag heeft de werknemer in principe recht op een opzegtermijn. De duur hiervan hangt af van de opgebouwde anciënniteit.

Sinds 2014 geldt een uniforme regeling voor zowel arbeiders als bedienden:

Let op! Deze regeling geldt uitsluitend voor arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur die na 1 januari 2014 zijn aangegaan of waarvoor de uniforme regels werden ingevoerd. Bij contracten van bepaalde duur gelden andere bepalingen.

 Stap 3  Stel een correcte ontslagbrief op

Een ontslag verkrijgt pas rechtsgeldigheid indien het schriftelijk wordt meegedeeld.

In een ontslagbrief moeten minstens de volgende elementen worden vermeld:

• de duidelijke mededeling dat de arbeidsovereenkomst beëindigd wordt;
• de duur van de opzegtermijn (uitgedrukt in weken);
• de begindatum van de opzeg (steeds een maandag);
• de einddatum van de opzegtermijn.

Voorbeeldformulering:

Geachte [naam werknemer]

Wij delen u hierbij formeel mee dat uw arbeidsovereenkomst beëindigd wordt met een opzegtermijn van [x weken].

Deze termijn vangt aan op [datum, maandag] en eindigt op [datum]

Hoogachtend

[Naam werkgever - datum – handtekening]

 Stap 4  Bezorg de ontslagbrief op geldige wijze

De wijze van betekening is cruciaal. De werkgever beschikt over drie mogelijkheden:

• Aangetekende zending: wordt geacht ontvangen op de derde werkdag na verzending.
• Persoonlijke overhandiging: mits ondertekening van een ontvangstbewijs door de werknemer.
• Via een gerechtsdeurwaarder: onmiddellijke geldigheid, bijzonder nuttig bij vermoeden van betwisting.

De opzegtermijn gaat steeds in op de maandag na de week waarin de brief werd verstuurd of overhandigd. Indien de werkgever een snelle ingang van de opzeg wenst, is verzending op maandag of dinsdag aangewezen.

 Stap 5  Opzeg laten presteren of verbrekingsvergoeding betalen

Na kennisgeving moet de werknemer in principe de volledige opzegtermijn presteren.

De werkgever kan er echter voor kiezen dit niet te laten doen. In dat geval is een verbrekingsvergoeding verschuldigd, gelijk aan het loon dat de werknemer zou hebben verdiend indien hij de opzeg wel had gepresteerd.

Het is tevens mogelijk om in onderling akkoord af te wijken van de wettelijke termijnen, op voorwaarde dat dit schriftelijk wordt vastgelegd.