Welke stappen kan u ondernemen wanneer een klant uw factuur niet betaalt?

Een klant die niet betaalt: elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken.

Hoewel de klant vaak als “koning” wordt beschouwd, geldt ook voor koningen dat zij hun leveranciers moeten betalen.

Wanneer een betaling uitblijft, hoeft u als ondernemer niet machteloos toe te kijken.

De Belgische wetgeving voorziet duidelijke regels en stappen om uw rechten te beschermen en openstaande bedragen te innen.

Wanneer is er sprake van wanbetaling?

Van wanbetaling is sprake zodra de vervaldatum van uw factuur is verstreken zonder dat de betaling heeft plaatsgevonden.

Vanaf dat moment bevindt uw klant zich in verzuim, wat betekent dat hij zijn betalingsverplichting niet tijdig is nagekomen.

Dat betekent echter niet dat u onmiddellijk zware juridische stappen moet ondernemen.

De Belgische wetgeving moedigt ondernemingen aan om eerst redelijk en constructief te communiceren met de klant, en pas daarna formele invorderingsmaatregelen te nemen.

Die aanpak is niet alleen verstandig vanuit zakelijk oogpunt, ze helpt de klantrelatie te behouden, maar is ook juridisch belangrijk. Een correcte en aantoonbare opvolging van uw betalingsprocedure versterkt uw positie wanneer u later verdere stappen zou moeten ondernemen.

Welke stappen kunt u ondernemen tegen wanbetalers?

Wanneer een klant niet betaalt, volgt u bij voorkeur een stapsgewijze aanpak.

Begin steeds met een minnelijke poging tot betaling, en stap pas daarna over op formele of gerechtelijke invordering.

 Stap 1  Stuur een betalingsherinnering

Start altijd met een beleefde maar duidelijke betalingsherinnering.

In veel gevallen is wanbetaling het gevolg van een misverstand, vergetelheid of administratieve fout.

Een goede herinnering vermeldt altijd:

• het factuurnummer en het verschuldigde bedrag;
• de oorspronkelijke vervaldatum;
• een nieuwe redelijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 dagen);
• en uw contactgegevens voor eventuele vragen of betwistingen.

Let op! Een onderneming is verplicht om aan een consument (B2C) minstens één gratis betalingsherinnering te sturen, met een wachttijd van minstens 14 kalenderdagen.

Pas daarna mogen intresten, schadevergoedingen of bijkomende kosten worden aangerekend of kunnen verdere stappen worden gezet.

 Stap 2  Verstuur een ingebrekestelling

Wanneer uw klant niet reageert op de herinnering, volgt de ingebrekestelling.

Dit is een formele aanmaning tot betaling waarmee u de klant officieel in verzuim stelt.

De ingebrekestelling moet schriftelijk worden verstuurd, bij voorkeur aangetekend, en moet:

• de factuurgegevens en het openstaande bedrag vermelden;
• de vervaldatum herhalen;
• een korte betalingstermijn bevatten (bijvoorbeeld 7 dagen);
• en duidelijk aangeven welke gevolgen volgen bij niet-betaling.

Een goed opgestelde ingebrekestelling vormt belangrijk bewijs in een eventueel later geschil.

Ze toont aan dat u als onderneming zorgvuldig hebt gehandeld en de klant voldoende kans hebt gegeven om te betalen.

De ingebrekestelling is bovendien de laatste kans voor de klant om vrijwillig te betalen voordat u strengere maatregelen neemt.

 Stap 3  Schakel professionele hulp in

Wanneer een klant hardnekkig weigert te betalen, kunt u externe hulp inschakelen.

Afhankelijk van de situatie kiest u tussen een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of een advocaat.

Incassobureau

Een incassobureau probeert openstaande facturen te innen zonder tussenkomst van de rechtbank.

De communicatie verloopt vaak telefonisch, per brief of e-mail, en richt zich op een minnelijke regeling.

Veel bureaus werken volgens het principe no cure, no pay: u betaalt enkel een vergoeding als de schuld effectief wordt gerecupereerd.

Zo blijft de commerciële relatie meestal bewaard en blijft de kost beperkt.

Let op! een incassobureau beschikt niet over gerechtelijke bevoegdheid.

Bij betwiste schulden of volhardende wanbetaling kan het dossier enkel via de rechtbank worden afgehandeld.

Gerechtsdeurwaarder

Een gerechtsdeurwaarder kan optreden in zowel minnelijke als gerechtelijke invorderingen.

In eerste instantie probeert hij de betaling te bekomen zonder rechterlijke tussenkomst, bijvoorbeeld door een officiële aanmaning te betekenen of een afbetalingsregeling te onderhandelen.

Indien minnelijke pogingen mislukken, kan de gerechtsdeurwaarder ook:

• de dagvaarding aan de schuldenaar betekenen;
• en na een veroordeling het vonnis uitvoeren, bijvoorbeeld via beslag op rekening of goederen.

De kosten van een gerechtsdeurwaarder zijn wettelijk vastgelegd en transparant.

Bij onbetwiste schulden tussen ondernemingen (B2B) kan de gerechtsdeurwaarder ook gebruikmaken van de IOS-procedure (Invordering van Onbetwiste Schulden).

Dat is een snelle en administratieve procedure waarmee een schuld kan worden ingevorderd zonder rechter.

Advocaat

Een advocaat adviseert u over de juiste strategie en vertegenwoordigt u indien een gerechtelijke procedure nodig is.

De advocaat kan:

• een ingebrekestelling of dagvaarding opstellen;
• de zaak voor de rechtbank brengen;
• en u bijstaan tot en met de uitvoering van het vonnis.

Wanneer de rechter de schuldenaar veroordeelt, kan deze verplicht worden om naast het openstaande bedrag ook intresten, schadevergoedingen en gerechtskosten te betalen.

Een advocaat biedt dus niet enkel juridische zekerheid, maar ook strategisch inzicht in de haalbaarheid van uw vordering.